Holiday Clubissa huolehditaan henkilöstöstä tehokkaasti kahdella järjestelmällä

Lomaosakeyhtiö Holiday Clubilla käyttää henkilöstöhallintoon ja palkanlaskentaan Accountor HR Solutionsin Mepco HRM -järjestelmää sekä työvuorosuunnitteluun MaraPlania. Accountor HR Solutions ja MaraPlan kuuluvat molemmat Accountor-konsernin ohjelmistodivisioonaan.

Holiday Clubin HR-koordinaattori Anu Palolahti kertoo, että Mepco HRM ja MaraPlan muodostavat yhdessä hyvän ja toimivan kokonaisuuden.

”Kun siirryimme MaraPlanin nelosversioon, saimme Accountor HR Solutions hoiti todella nopeasti integraatiot Mepcon järjestelmään kuntoon. Palkanmaksussa ei ilmennyt ongelmia tai turhaa manuaalista työtä. Tässä yhteydessä huomasimme möys, että siitä on hyötyä, kun ohjelmistotoimittajat ovat samasta konsernista. Integraatiot eivät näy arjessamme, kun ohjelmat toimivat niin hyvin”, Palolahti kertoo.

Mepco HRM -raporteilla tärkeä rooli myös esimiestyössä

Accountor HR Solutionsin Mepco HRM -järjestelmä otettiin Holiday Clubissa käyttöön vuonna 2011, kun yrityksessä päätettiin palauttaa palkkahallinto talon sisälle ulkoiselta toimijalta. Alun perin järjestelmä valittiin palkanlaskentaa varten, mutta sen käyttöä on laajennettu pikkuhiljaa.

”Tällä hetkellä Mepco HRM:ään tallennetaan henkilöstön koulutuksia ja kursseja. Hiljattain olemme ottaneet käyttöön myös työsuhteen hallintaan liittyviä asioita. Mepco HRM:ssä avataan työsuhde, tulostetaan työsopimukset, tehdään työsuhteen ehtojen muutoksia ja ilmoitetaan päättyvät työsuhteet palkanlaskentaan. Kirjaamme sinne myös kehityskeskustelut, joten järjestelmä toimii loistavasti esimiesten apuna”, Anu Palolahti kertoo.

Osa Mepco HRM:n laajasta potentiaalista vielä hyödyntämättä

Palolahden mukaan Holiday Clubissa ollaan oltu hyvin tyytyväisiä Mepco HRM -järjestelmään. Oikeana valintana hän pitää erityisesti sitä, että alun perinkin otettiin käyttöön kattava HRjärjestelmä pelkän palkanlaskentaohjelman sijaan.

”Nyt voimme viedä järjestelmää eteenpäin ja kehittää sen käyttöä jatkossakin, koska se on niin monipuolinen ja mahdollisuuksia riittää”, Palolahti sanoo.

”Mepco HRM tarjoaa paljon sellaistakin potentiaalia, jota emme ole vielä ottaneet käyttöön. Se tukee niin hyvin henkilöstöhallintoa, palkanlaskentaa ja esimiestyötä, että ilman muuta suosittelen sitä myös muille”, hän jatkaa.

Työvuorosuunnittelu sujuu MaraPlanilla

”Maraplanilla suunnittelemme hotelli- ja ravintolapuolen työvuorot. Sinne tallentuvat toteutuneet työtunnit ja saamme sieltä raportteja työaikoihin liittyen. Lisäksi MaraPlan lähettää automaattisesti tunnit, palkanlisät ja ylityötunnit Mepco Palkat -järjestelmään,” Palolahti kertoo.

Holiday Clubissa otettiin syksyllä 2016 käyttöön ohjelmiston uusin versio, Maraplan 4.

”Tämä uusi versio on selkeästi käyttäjäystävällisempi kuin edeltäjänsä. Vaikka MaraPlan ei ole päivittäinen työkalu omassa työssäni, tarvitsen sitä, jotta voin tukea esimiehiä. Mielestäni se on helppokäyttöinen ja looginen. Lisäksi ohjelman käytön oppi nopeasti”, hän kehuu.

Etenkin viime syksynä Accountor HR:n yhteistyö MaraPlanin kanssa on ollut tiivistä, sillä uuden version käyttöönoton yhteydessä järjestettiin muun muassa kattava koulutus.

”Olemme saaneet todella nopeasti vastauksia, mikäli meillä on ilmennyt kysymyksi ohjelman käyttöön liittyen”, Palolahti kertoo.

Lisäkehuja MaraPlan ansaitsee siitä, että vuodenvaihteen aikana tulleet isot muutokset ravintola-alan TES:iin on huomioitu myös ohjelman sisällä:

”Muutokset päivittyivät hyvin ohjelmaan. Lisäksi saimme siihen liittyen tiedotteita ja ohjeita. Hienosti hoidettu MaraPlanilta.”